Die Bauordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (BauO NRW) schreibt vor, dass Grundstückseigentümer und Grundstückseigentümerinnen Unterlagen über die auf ihrem Grundstück befindlichen, genehmigten baulichen Anlagen selbst aufbewahren müssen (§ 74 Absatz 5 BauO NRW).
Das Referat Bauordnung und Bauverwaltung bietet Ihnen auf Antrag als Serviceleistung an, die Hausakte Ihres Gebäudes bzw. Grundstückes digital zur Verfügung zu stellen, soweit Unterlagen hier vorliegen.
E-Mail-Antrag
Ihr entsprechender Antrag auf Übermittlung einer digitalen Hausakte ist per E-Mail an hausakten@gelsenkirchen.de zu übersenden.
Bitte beachten Sie die unten aufgeführten, notwendigen Antragsinhalte.
Antragsberechtigung
Die Hausakten enthalten persönliche Daten, die dem Datenschutz unterliegen.
Antragsberechtigt sind deshalb nur
- Haus- bzw. Grundstückseigentümer/ Haus- bzw. Grundstückseigentümerinnen
- Erbbauberechtigte und
- von den v. g. Personen Bevollmächtigte, sofern sie eine Vollmacht vorlegen
Ablauf
Der Eingang Ihres Antrages wird Ihnen per E-Mail bestätigt. Sofern die von Ihnen benötigte Hausakte noch nicht digital vorliegt, wird diese aufgrund Ihres Antrages angefertigt. Die Digitalisierung erfolgt durch einen Dienstleister. Aufgrund des hohen Antragsaufkommens kann es bis zu zwölf Wochen in Anspruch nehmen, bis Ihnen die digitale Hausakte elektronisch zur Verfügung gestellt werden kann. Die digitale Hausakte wird Ihnen nach Fertigstellung unaufgefordert per Filetransfer mit dem dazugehörigen Gebührenbescheid übermittelt.
Es wird gebeten, von Sachstandsanfragen abzusehen, da dadurch die Bearbeitung nicht beschleunigt und zusätzlich Personal gebunden wird.
Antraginhalte
Bitte nutzen Sie zur Antragstellung auf Hausakten-Auskunft unser vorgefertigtes Antragsformular und gegebenenfalls unser vorgefertigtes Vollmachtsformular.
Bitte beachten Sie, dass es bei Antragstellung ohne die vorgenannten Formulare zu Rückfragen und deshalb zu einer längeren Bearbeitungsdauer kommen kann. Gleiches gilt bei unvollständig ausgefüllten Formularen.
Der Antrag muss folgende Informationen enthalten:
- Kontaktdaten der antragstellenden Person (Name, Adresse, Rufnummer, E-Mailadresse)
- Haus- bzw. Grundstücksadresse, zu der die Auskunft benötigt wird, soweit vorhanden mit Angabe von Gemarkung, Flur und Flurstück
- Scan (Vorder- und Rückseite) des Personalausweises der antragstellenden Person (bei Gesellschaften: Scan des Personalausweises der vertretungsberechtigten Person)
- Scan des Grundbuchauszuges (soweit vorhanden)
- Ggf. die notwendige Vollmacht
Die Gebühren richten sich nach der Satzung über die Erhebung von Gebühren für besondere Leistungen der Verwaltung der Stadt Gelsenkirchen (Verwaltungsgebührensatzung – VGS). Gemäß § 5 VGS entsteht mit Ihrer Antragstellung der rechtliche Anspruch, die Gebühren erheben zu dürfen, auch wenn eine ausdrückliche Einverständniserklärung zur Gebührenübernahme fehlen sollte.
Zur Gebührenhöhe wird auf die Anlage 1, laufende Nummer 4 (Hausakten) der VGS verwiesen.
Gebührenbeispiele:
Für die Bereitstellung einer digitalen Hausakte fallen beispielsweise nach den Nummern 4.3.1 und 4.3.2 der v. g. Anlage 1 zur VGS Gebühren in einer Höhe von 200,- Euro an.
Sollte Ihnen nach Prüfung Ihres Antrages mitgeteilt werden müssen, dass keine Unterlagen zur Verfügung gestellt werden können (z. B. weil eine digitale Verarbeitung aufgrund des Alters der analogen Akte nicht möglich ist), fallen beispielsweise nach der Nummer 4.3.1 der v. g. Anlage 1 zur VGS Gebühren in Höhe von 30,- Euro an.